Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Omschrijving van de opdracht
Het team Business IT ondersteuning (BIO) van de gemeente Hilversum bestaat uit 30 functioneel beheerders/ business IT regisseurs die de organisatie ondersteunen bij het gebruik van de belangrijkste kernapplicaties. Binnen het domein waar MS365 producten worden beheerd gaat de business IT regisseur met zwangerschapsverlof. We zijn daarom op zoek naar iemand die ons bij het dagelijks beheer kan ondersteunen, maar daarnaast ook bij projectwerkzaamheden mee kan helpen. De gemeente Hilversum gaat vanaf 1 jan 2026 ambtelijk fuseren en vanaf 1 jan 2027 ook bestuurlijk samen met gemeente Wijdemeren. Dit brengt veel inrichtingswerk voor MS365 producten met zich mee, bijvoorbeeld om een forse herschikking van de teams door te voeren in de systemen. Daarnaast zullen we veel nieuwe teams en nieuwe medewerkers gaan ondersteunen met het gebruik van MS365, o.a. door training on the job te geven, adviesgesprekken te houden, instructie-filmpjes te maken, inloopspreekuren organiseren, enz. Enz. Naast deze kern werkzaamheden zullen er verschillende projectwerkzaamheden zich voordoen waarin je kunt bijdragen en leren. Zo gaan we in ieder geval een AI pilot doen met SafeGPT, waarin jij met een andere stagair een trekkende rol in kunt spelen.

Je zult veel samenwerken met 2 functioneel beheerders voor MS365; samen vervangen jullie de business IT regisseur. Daarnaast werk je nauw samen met informatiemanagers en architecten uit het team IM en met de technisch beheerders van team ICT. Omdat MS365 door de hele organisatie gebruikt wordt, heb je contact met veel collega’s met diverse werkzaamheden en leer je de gemeentelijke organisatie goed kennen. In Hilversum vinden we dat trainees een unieke bijdrage kunnen leveren door enthousiasme en ondernemingszin en krijg je daarom veel vrijheid en vertrouwen om te leren en je stempel te drukken op onze gezamenlijke opgaven. Tegelijk zorgen we voor goede ondersteuning en hulp als het nodig is. Een aantal van onze collega’s zijn ook als trainee begonnen in Hilversum en ook deze rol zou eventueel een vaste invulling kunnen krijgen.  

Taken en werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd tijdens de opdracht:

• Beheer van MS365;

  • Ondersteunen bij het functioneel beheer van Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, etc.);

  • Beantwoorden van gebruikersvragen en signaleren van knelpunten in het gebruik van M365;

  • Meewerken aan het opstellen en verbeteren van gebruikersinstructies;

  • Analyseren van meldingen/wijzigingsverzoeken en meedenken over passende oplossingen;

  • Monitoren van updates via het Microsoft 365 Message Center en vertalen naar impact voor de organisatie;

  • Ondersteunen bij adoptie- en communicatieactiviteiten rondom nieuwe functionaliteiten.

• Projectondersteuning bij verschillende opgaven/ ontwikkelingen, met name in verband met de komende fusie met gemeente Wijdemeren;

• Gedeelde trekkersrol van een pilot met SafeGPT, om voor onze organisatie te onderzoeken wat de meerwaarde en consequenties van AI zou kunnen zijn.

Vereisten/ knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Beschikbaar per 1 juli 2025;

3. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

4. De kandidaat beschikt over de bereidheid en het vermogen om het MS-900 certificaat te behalen binnen de eerste maand van deelname aan het traineeprogramma (benoem duidelijk in het cv).

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

5. Aantoonbare werkervaring met digitaal en op afstand samenwerken, dit mag aantoonbaar zijn uit werk, studie of nevenactiviteiten (30 punten);

6. Aantoonbare werkervaring met het gebruik van MS365 producten (benoem duidelijk in het cv) (30 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met begeleiden door middel van een trainee programma van de kandidaat (benoem duidelijk in het cv)  (20 punten);

8. Een maximum uurtarief van € 55,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten (20 punten).

Competenties

• Goede communicatieve vaardigheden, je kunt goed schakelen in gesprekken met de leverancier (intern en extern) en de klant;

• Overtuigingskracht op zowel de inhoud als de relatie; 

• Je redeneert vanuit het proces en vertaalt dit naar mogelijke oplossingen

• resultaatgericht en signaleert tijdig bij knelpunten

• Je werkt nauwkeurig.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 20 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk donderdag 19 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Hilversum mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Hilversum. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).