De wereld verandert razendsnel, en informatie is de sleutel tot vooruitgang. Hoe zorgen we dat onze gemeente klaar is voor die toekomst? Dat is waar jij het verschil maakt.

Als programmasecretaris vervul je een zelfstandige opdracht binnen het uitvoeringsprogramma van onze IV-strategie en de I-keten. Jij zorgt ervoor dat het programma soepel draait: van planning en voortgangsbewaking tot het organiseren van overleggen en het opstellen van rapportages. Daarbij werk je samen met de programmamanager, projectleiders en andere stakeholders om de informatievoorziening van onze organisatie toekomstbestendig te maken.

De gemeente Purmerend heeft eind 2024 een IV-strategie opgesteld met drie speerpunten, waarin verplichte wetgeving en wensen vanuit de organisatie en doelgroepen zijn gebundeld:

• Een professionele IV-organisatie – Onze informatiehuishouding op orde krijgen en houden met de juiste kennis en expertise.
• Toegang tot de juiste informatie – Meer transparantie voor inwoners en ondernemers, voldoen aan wetgeving op het gebied van IV en intern de juiste informatie sneller beschikbaar maken om onze dienstverlening te verbeteren.
• Moderne werkplek – Medewerkers krijgen de juiste faciliteiten om hun werk goed en efficiënt uit te voeren.

De IV-strategie wordt uitgevoerd via een uitvoeringsprogramma met verschillende programmalijnen. Binnen deze opdracht ondersteun je de programmamanager en zorg je ervoor dat de programmaorganisatie en communicatie soepel verloopt.

Je verantwoordelijkheden binnen de opdracht zijn:

• Ondersteunen van de programmamanager en optreden als eerste aanspreekpunt bij diens afwezigheid.
• Sparringpartner zijn en adviseren over aanpak, voortgang en prioritering.
• Samen met de programmamanager bewaken van planning, voortgang en beheersing van het uitvoeringsprogramma.
• Adviseren en ondersteunen bij afstemming met relevante stakeholders.
• Voorbereiden van besluitvorming en rapporteren over programmavoortgang.
• Regisseren en bewaken van de programmalijn Communicatie en Adoptie, in opdracht van de programmamanager.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en stevige programmasecretaris met een strategische én tactische blik. Je herkent wat nodig is, pakt zaken zelfstandig op en weet mensen mee te nemen in verandering. Je bent communicatief sterk, zowel verbaal als schriftelijk en doortastend en proactief in het leggen van verbindingen binnen een dynamische en veranderende omgeving.

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris in programma’s rond informatiehuishouding binnen een overheidsinstelling;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met veranderprocessen, stakeholdermanagement en governance, benoem duidelijke voorbeelden in het CV;
4. Aantoonbare werkervaring met moderne werkplekconcepten (M365, cloud) en aantoonbare affiniteit met informatievoorziening en digitale transformatie;
5. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming en het opstellen van programmatische voortgangsrapportages;

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met programmasecretariaat of projectondersteuning op het gebied van informatiehuishouding;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met veranderprocessen, stakeholdermanagement en governance op het gebied van informatiehuishouding, benoem dit duidelijk in het CV;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met digitale transformatie en moderne werkplekconcepten;
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf.

Competenties

• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Je hebt een proactieve houding;
• Je bent organisatorisch sterk, je houdt overzicht, bewaakt planningen, staat stevig in je schoenen en hebt oog voor detail;
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk overtuigend en verbindend;
• Je hebt strategisch en tactisch inzicht, je herkent kansen en adviseert over governance en veranderprocessen;
• Je houdt van plezier maken en bent een echte teamplayer;

Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de “Purmerendse manier”, onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

Beoordeling

Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).

Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De fysieke / digitale gesprekken bij de gemeente zijn op een nader te bepalen moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: 2x 12 maanden

Hybride: We werken waar nodig voor het resultaat voor de stad. Dit kan op locatie zijn en betekent ook dat thuiswerken mogelijk is wanneer het werk dit toelaat.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de administratieve partner. Indien je de opdracht gegund krijgt, ontvang je een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Purmerend komt werken. In de marktuitvraag van de administratieve partner wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.